Datenschutzerklärung

6. Interne Systeme und digitale Geschäftsprozesse
Zur Organisation unserer Geschäftsprozesse, Kommunikation, Kundenverwaltung, Projektbearbeitung sowie kaufmännischen Verwaltung setzen wir digitale Systeme und Cloud-Dienste ein. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Projektinformationen sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten.
Zu den eingesetzten Systemkategorien gehören insbesondere Kommunikations-, CRM-, Projektmanagement-, Dokumentations-, Automatisierungs- und kaufmännische Systeme.

6.1 Microsoft 365
Zur Verarbeitung geschäftlicher Kommunikation, zur Bearbeitung von Kunden- und Interessentenanfragen sowie zur Unterstützung unserer laufenden Geschäfts- und Leistungserbringung nutzen wir Microsoft 365-Dienste, insbesondere Microsoft Outlook.

Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, berufliche Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte sowie sonstige Informationen, die Personen, mit denen wir kommunizieren, im Rahmen einer Anfrage, Geschäftsbeziehung oder Projektkommunikation übermitteln.

Wir behalten uns vor, zur Automatisierung interner Geschäftsprozesse und zur effizienteren Bearbeitung von Anfragen sowie Geschäftsabläufen Microsoft Power Automate einzusetzen, soweit dies eingerichtet ist und technisch genutzt wird. Dabei können personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet und zwischen eingesetzten Systemen übertragen werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Durchführung und Verwaltung von Geschäftsbeziehungen sowie zur Unterstützung und Organisation unserer Leistungserbringung und internen Geschäftsprozesse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Organisation unserer Geschäftsabläufe. Soweit erforderlich, werden mit den eingesetzten Dienstleistern Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden sich unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

6.2 Atlassian JIRA Service Management
Zur Bearbeitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Kundenanfragen, Supportvorgängen und sonstigen Vorgängen im Rahmen unserer Geschäfts- und Leistungserbringung nutzen wir JIRA Service Management. Anbieter ist die Atlassian Corporation bzw. die jeweils zuständige Atlassian-Konzerngesellschaft. Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Name, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte sowie Informationen zu Anfragen, Projekten und Vorgängen. Die Verarbeitung erfolgt zur strukturierten Bearbeitung von Kundenanfragen, zur Organisation unserer Service- und Unterstützungsleistungen sowie zur Dokumentation und Nachverfolgung von Vorgängen. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der von Atlassian bereitgestellten europäischen Datenresidenz, soweit diese für die eingesetzten Dienste aktiviert und verfügbar ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Leistungen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Organisation und Dokumentation unserer Geschäftsprozesse. Mit Atlassian bestehen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus können weitere Atlassian-Dienste zur internen Dokumentation und Organisation von Geschäftsprozessen eingesetzt werden.

6.3 Nutzung eigener Systeme zur Unterstützung interner Prozesse
Zur Unterstützung interner Arbeitsprozesse können wir eigene technische Systeme einsetzen, einschließlich automatisierter oder KI-gestützter Anwendungen. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Soweit solche Systeme eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung innerhalb unserer eigenen technischen Infrastruktur oder in von uns kontrollierten technischen Umgebungen.